Business France en Chine recrute un(e) Chargé(e) d’accueil – Business France Chine Bureau de Shanghai
- Chargé(e) d’accueil – Business France Chine Bureau de Shanghai
- Délai de dépôt de candidature : 31/07/2024 – 11/08/2024
- Référence : EXT/SHG/2024
- Date de prise de fonction : 01/09/2024
- Contact : chine@businessfrance.fr
CONTENU DU POSTE ET DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS DU COLLABORATEUR
Fonctions sectorielles : Chargé d’accueil et Assistant administratif
- Accueil téléphonique et gestion du standard téléphonique du bureau et transfert des appels entrants, prise des message en l’absence de collaborateurs, premier niveau de renseignement sur Business France;
- Accueil et orientation des visiteurs, remise du “Qui sommes nous?” et du programme France Export de l’année en cours, si nécessaire;
- Gestion des présentoirs situés dans l’espace accueil en coordination avec le responsable de la communication institutionnelle du bureau;
- Gestion et suivi des courriers de substance (fax du bureau et adresse générique Shanghai: shanghai@businessfrance.fr);
- Traitement des demandes de stage, d’emploi et de VI et des demandes sourcing, contacts avec les fournisseurs du bureau en collaboration avec l’équipe Admin & RH;
- Commande des fournitures de bureau, centralisation et traçabilité des demandes;
- Réception et distribution des courriers rapides et des journaux, envoie des courriers;
- Réservation des voyages de l’ensemble de l’équipe du réseau Chine : réservation et suivi des billets d’avions et des billets de train, réservation occasionnelle des hôtels, classement des ordres de mission;
- Tâches logistiques pour les opérations collectives (réservations hôtels/voitures/train, etc.);
- Tâches occasionnelles : photocopies, envois des fax, traduction, etc.
Compétences transverses
- Bon niveau de français oral et rédactionnel;
- Connaissance et respect des procédures et réglements applicables;
- Bonne maîtrise des outils bureautique, notamment Word, Excel et Powerpoint;
- Minimum 1 an d’expérience professionnelle.
Compétences comportementales
- Ponctualité et disponibilité, ce collaborateur est en contact permanent avec le public;
- Sens du contact et capacité à travailler en équipe;
- Force de proposition;
- Capacité à s’organiser.
Candidatures à envoyer avant le 11/08/2024 à :
chine@businessfrance.fr
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